Caso de Auditoría Interna y de Gestión: Auditoría del Proceso de Compras en el Ministerio....

(i) Objetivos de la auditoría:

El objetivo de esta auditoría es evaluar la eficiencia y efectividad del proceso de compras en el Ministerio..., identificando debilidades en los controles internos, cumplimiento de políticas, procedimientos internos, y regulaciones externas. Además, se busca detectar riesgos financieros y operacionales asociados al proceso de compras y recomendar mejoras que permitan una gestión más efectiva y eficiente.

(ii) Procedimientos y alcance de la auditoría:

• Procedimientos:
  • Revisión de la política de compras y los procedimientos internos documentados.
  • Entrevistas con el personal del área de compras, finanzas, y almacén.
  • Análisis de una muestra representativa de órdenes de compra emitidas en el último año.
  • Inspección de los contratos con proveedores y la documentación asociada a la adquisición de bienes y servicios.
  • Evaluación de la correspondencia entre las solicitudes de compra, las órdenes emitidas y las recepciones de bienes.
  • Pruebas de cumplimiento en cuanto a los límites de aprobación, controles de calidad y entrega.
• Alcance:
  • La auditoría cubre el proceso de compras de los últimos 12 meses, abarcando desde la solicitud de bienes y servicios hasta la recepción y pago a proveedores.

(iii) Hallazgos y conclusiones:

Atributos del hallazgo de auditoría:

1. Condición:
   Se identificó que en el 30% de las órdenes de compra analizadas, las solicitudes de compra no estaban debidamente justificadas ni aprobadas por los responsables, lo que contraviene las políticas internas de la empresa.

2. Criterio:
   De acuerdo con el Manual de Políticas y Procedimientos de Compras de la empresa, todas las solicitudes de compra deben estar debidamente justificadas y aprobadas por los supervisores responsables antes de emitir la orden de compra.

3. Causa:
   La causa principal de esta falta de control es la carencia de seguimiento riguroso de las políticas internas por parte del personal del área de compras, sumado a una falta de supervisión por parte de los gerentes de área.

4. Efecto:
   La falta de cumplimiento con las políticas ha resultado en compras no justificadas y posibles desperdicios de recursos, lo que podría afectar negativamente los resultados financieros de la empresa y aumentar los riesgos de fraude o mala gestión de recursos.

Conclusiones:

• Los controles internos en el proceso de compras son insuficientes, permitiendo que se realicen compras sin la debida autorización y justificación.
• La falta de supervisión ha generado ineficiencias operativas y financieras.
• Existe un riesgo significativo de gastos innecesarios que afecta la rentabilidad y la transparencia de las operaciones de la empresa.

(iv) Recomendaciones:

1. Reforzar los controles internos:

   • Implementar un sistema de aprobación automática de órdenes de compra que no permita proceder sin la aprobación formal del supervisor.
   • Realizar capacitaciones al personal del área de compras y supervisores sobre la importancia del cumplimiento de los procedimientos.

2. Supervisión continua:

   • Establecer un proceso de revisión mensual por parte del área de auditoría interna para asegurar que se sigan las políticas y procedimientos establecidos.

3. Tecnología para mayor control:

   • Incorporar un sistema de gestión de compras digital que integre todas las fases del proceso y asegure la trazabilidad de cada orden de compra.

(v) Respuesta de la administración:

La administración ha aceptado los hallazgos de la auditoría y se compromete a implementar las recomendaciones propuestas. Como medida inmediata, se ha iniciado la capacitación del personal involucrado en el proceso de compras, y se están evaluando soluciones tecnológicas para mejorar el control y trazabilidad del proceso. Además, se ha establecido una revisión periódica por parte del área de auditoría interna para asegurar el cumplimiento de las políticas de compras.

OBSERVACIONES DEL PROF.: No se ven los títulos de los hallazgos, los comentarios del auditor, la opinión global y micro, entre otros..

1. Portada.
2. Agenda.
3. Introducción.
4. Desarrollo de la pauta y de los indicadores de la evaluación.
5. Conclusión.
6. Fuentes bibliográficas bajo norma APA ojalá citadas en el desarrollo.

1. ¿Cómo se vincula la auditoría con esta charla? Explique.
2. Comparta lo que preguntó y lo que escuchó de su consulta.